Jak połączyć nowe zakłady produkcyjne we wspólny dobrze działający system ERP?
Bardzo często fuzja lub przejęcie firmy wiąże się z poważnym wyzwaniem, jakim jest dostosowanie istniejącego w niej systemu ERP.
Fuzje i przejęcia w branży FMCG to nie tylko decyzja biznesowa i strategiczna, ale również bardzo często ogromne wyzwanie technologiczne. Gdy międzynarodowa grupa kapitałowa z sektora produkcji napojów alkoholowych przejmuje kolejne zakłady, prędzej czy później pojawia się pytanie. Jak włączyć nowe lokalizacje do wspólnego środowiska SAP, tak aby cała grupa działała w jednym, spójnym standardzie?
Z takim właśnie wyzwaniem zmierzył się nasz klient – globalny producent z branży alkoholowej, który w ramach konsekwentnej strategii rozwoju dołączał kolejne zakłady produkcyjne do wspólnego systemu ERP. Tym razem były to dwa nowe zakłady we Francji, które do tej pory funkcjonowały poza grupowym środowiskiem SAP, korzystając z odrębnych aplikacji księgowych, magazynowych i sprzedażowych.
Cel projektu: jeden system, jeden standard
Głównym celem wdrożenia było uruchomienie pełnego zakresu systemu SAP czyli zintegrowanie finansów, kontrolingu, produkcji, kontroli jakości, dostaw i magazynów w dwóch nowych zakładach klienta. Co istotne, projekt nie zakładał budowy procesów od zera. Bazą miał być Global Template, czyli pewien standard procesowy wypracowany i sprawdzony wcześniej w innych zakładach grupy, między innymi w Polsce i Czechach. Takie podejście ma swoją logikę biznesową. Zamiast projektować rozwiązania od podstaw dla każdej nowej lokalizacji, grupa przenosi sprawdzony model, skracając czas wdrożenia i ograniczając ryzyko. Zadaniem zespołu INMAR było wdrożenie w tym modelu modułów PP oraz QM, czyli obszarów o krytycznym znaczeniu dla produkcji alkoholu.
Wyzwania, które wykraczały poza standardowe wdrożenie SAP
Wdrożenia oparte na Global Template brzmią prosto w teorii. W praktyce wymagają jednak precyzyjnego dopasowania gotowego już standardu do lokalnej specyfiki. W tym projekcie napotkaliśmy kilka wyzwań:
Oprócz wyzwań czysto systemowych projekt niósł ze sobą także wyzwania organizacyjne. Były to między innymi naturalny opór wobec zmiany systemu, do którego pracownicy byli przyzwyczajeni przez lata, a także duża bariera językowa, ponieważ tylko niewielka część zespołu klienta posługiwała się swobodnie językiem angielskim.
Jak zespół INMAR podszedł do tych wyzwań?
Działania naszego zespołu przebiegały wielotorowo. Przede wszystkim rozpoczęliśmy od warsztatów i szkoleń, które prowadziliśmy krok po kroku ze szczególnym uwzględnieniem obszarów najbardziej krytycznych dla uruchomienia produkcji. Wszystkie instrukcje użytkownika zostały przygotowane w języku francuskim. Zawierały one zrzuty ekranu i dokładne opisy kroków tak, aby bariera językowa nie stała się barierą wdrożeniową. Ściśle współpracowaliśmy z osobnym zespołem Change Management, odpowiedzialnym za zarządzanie zmianą organizacyjną po stronie klienta. Na bieżąco koordynowaliśmy prace z zespołami działającymi równolegle w innych krajach. Wszystko to miało na celu minimalizacje konfliktów konfiguracyjnych w środowisku SAP.
Naszym nadrzędnym wyzwaniem, które stanowi element filozofii INMAR, a któremu udało nam się sprostać, było połączenie kompetencji SAP ze zrozumieniem realiów operacyjnych i ludzkich. Jesteśmy pewni, że właśnie synergia tych dwóch obszarów jest tym, co odróżnia zwykły projekt wdrożeniowy od projektu, który faktycznie zmienia sposób pracy organizacji.
Efekty wdrożenia
Po stronie klienta:
Po stronie zespołu INMAR:
Dlaczego warto wdrażać SAP z INMAR?
Ten projekt bardzo dobrze pokazał, na czym polega przewaga doświadczonego partnera jakim jest zespół INMAR w złożonych wdrożeniach.
Znajomość specyfiki regulowanych branż
Produkcja alkoholu, podobnie jak farmacja czy przemysł zbrojeniowy, wymaga podejścia, które uwzględnia wymogi regulacyjne (w tym przypadku akcyzowe) już na etapie projektowania procesów, a nie dopiero po ich wdrożeniu.
I my tę specyfikę znamy.
Umiejętność pracy w modelu Global Template
wdrożenie sprawdzonego standardu grupowego w nowej lokalizacji to coś innego niż wdrożenie od zera. Takie wdrożenie wymaga precyzyjnego rozróżnienia między tym, co można ujednolicić, a tym, co musi pozostać lokalną specyfiką.
I my potrafimy rozróżnić te dwa aspekty.
Podejście, które nie kończy się na konfiguracji systemu
Realne wsparcie zmiany organizacyjnej, materiały szkoleniowe dopasowane językowo do zespołu klienta i bieżąca komunikacja to elementy, które decydują o tym, czy nowy system faktycznie zacznie działać na hali produkcyjnej, a nie tylko na papierze.
Zespół INMAR realnie potrafi wesprzeć tę zmianę.
Elastyczność w środowisku wielozespołowym
Umiejętność synchronizacji prac z innymi zespołami wdrożeniowymi działającymi równolegle nad tym samym systemem, bez opóźnień i konfliktów konfiguracyjnych.
To nasze wypracowane i sprawdzone doświadczenie.
Jeśli Twoja firma stoi przed podobnym wyzwaniem i planuje integrację nowych zakładów w ramach wspólnego środowiska SAP, działa w branży regulowanej lub pracuje w modelu Global Template, napisz do nas.
Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i pomożemy
Twojej firmie w tym kluczowym dla niej momencie.
